SECRÉTAIRE INDÉPENDANTE
Planification : stratégie sans accroc 😎
« En r’tard, en r’tard / J’ai rendez-vous que’que part / Je n’ai pas le temps de dire au revoir / Je suis en r’tard, r’tard » 🎶⏰
STOOOOP ! Le chef d’entreprise n’est pas un lapin blanc 🐰
Stratégique, la planification est également gage de sécurité, à la fois pour le dirigeant et ses interlocuteurs. Pourquoi et comment, je vous explique tout 😃
Délimitation du projet : le cadre
Le premier rendez-vous avec votre client doit vous permettre de définir et calibrer toutes les étapes de la mission confiée :
❓ Quoi : l’ampleur de la prestation, c’est-à-dire le domaine d’intervention et la charge de travail.
❓ Avec qui : les différents interlocuteurs (nom, coordonnée, poste, ...).
❓ Comment : les outils (sur site, à distance, mutualisation ou non du matériel, etc.…), les techniques (procédures à suivre, spécificités liées à la mission, ...).
❓ Combien : la budgétisation.
❓ Quand : date de démarrage, délais à tenir et date d’échéance.
Cette rencontre, physique - ou virtuelle 😉- aide le chef d’entreprise à être manager de son temps de travail, et à anticiper sur les éventuels aléas. Elle permet d’élaborer un calendrier de suivi, à la fois votre longue-vue 🔭 et votre fil d’Ariane 🧶
Démarche qualité : la roue de Deming
Kezako ? 👀
Imaginée par Walter A. Shewhart puis popularisée par William Edwards Deming, cette méthode permet d’améliorer, suivant une succession de quatre étapes, la qualité d’une organisation :
⏺ Plan : phase de planification, objet du présent article,
⏺ Do : phase de réalisation,
⏺ Check : phase de contrôle des moyens utilisés,
⏺ Act : phase d’action pendant laquelle des solutions sont apportées aux problèmes identifiés pendant le check.
✅ Ces étapes clés seront alors l’occasion, de façon structurée :
- De contrôler le bon équilibre entre les ressources et le.s objectif.s à atteindre,
- De conseiller les clients sur les moyens les plus pertinents à mettre en œuvre pour atteindre l’objectif fixé dans les délais impartis.
Rédigé par Aurélie DONZEL - Secrétaire indépendante
